Hidup di era sekarang ga bisa lepas dari yang namanya data. Mulai kita lahir sebenernya sudah jadi data. Buktinya kita tercatat sebagai data penambahan penduduk lewat akta kelahiran, lewat pencatatan di Kartu Keluarga dan sebagainya. Nah apalagi saat kita bekerja semua yang terkait dengan pekerjaan pasti terkait dengan data. Ada data list customer, data nomor kontak supplier, data barang di gudang dan sebagainya.

Tapi sadarkah kita bahwa data yang kita tangani semakin banyak dan kadang kita begitu saja mencampurkan data kantor dengan data pribadi sehingga susah mencari data saat kita membutuhkannya. Ada lagi data terkena virus atau hardware penyimpan data bermasalah dan kita ga ada backupnya ? Celakalah kita jika mengalami kondisi tadi. Nah biar ga menderita urusan data ada beberapa tips yang patut diperhatikan dalam manajemen pengelolaan data.

1. Gunakan Nomenklatur Dalam Menyimpan Data

Nomenklatur atau folderisasi data via http://www.pspmod.com

Data yang banyak perlu diklasifikasi dengan nomenklatur atau folderisasi yang jelas, mana data pribadi mana data kantor, mana tempat naruh image mana naruh video. Tujuan utama dari penggunaan nomenklatur data ini tidak lain adalah agar memudahkan kita saat memilah dan menemukan data terutama saat data yang kita tangani sudah demikian besar.

Tidak harus se-rigid pada gambar di atas kamu bisa memulai mencorat coret konsep pembagian datamu sebelum kamu mempraktekkannya di pc atau laptopmu dengan nomenklatur yang sesuai dengan kebutuhanmu. Jika tidak harus kompleks buatlah sesederhana mungkin. Poinnya adalah buatlah nomenklatur sesuai kebutuhanmu.

2. Bikin Backup di Eksternal Hardisk

Pilih Hardisk yang bermutu via http://teknofans.com

Advertisement

Pastikan kamu membackup datamu. Walau kadang terkesan sepele membackup data adalah cara termudah menghindar dari derita kehilangan data. Kamu bisa menggunakan eksternal hardisk sebagai media backup data. Dan jangan lupa saat melakukan backup kamu harus tetap mengingat tips pertama tadi yaitu tetap dalam bentuk nomenklatur data.

Karena kebanyakan dari kita terbiasa meng-copy data begitu saja ke eksternal hardisk tanpa meletakkannya di folder yang sesuai. Nah jangan semabarangan juga dalam memilih hardisk eksternal untuk membackup datamu. Hardisk yang bagus bukan hanya dalam bentuk warna yang bagus atau harga yang murah. Perhatikan kapasitas, konektivitas dan kecepatan rotasi hardisk eksternal yang akan kamu pilih untuk membackup datamu. Salah memilih hardisk eksternal maka resiko kehilangan data akan selalu ada.

3. Gunakan Cloud Storage

cloud storage via http://lifehacker.com

Semua dari kita pasti terhubung dengan internet dan pastinya sudah sering menggunakan google drive, dropbox, sky drive dan lainnya. Hanya kadang kita tidak mengoptimalkan penggunaan cloud storage kita. Data yang tersimpan di cloud storage acak-acakan dan akhirnya membuat kita frustasi saat mengaksesnya. Sebenernya cloud storage ini sangat bermanfaat untuk melakukan backup data. Bahkan proses backup data bisa dilakukan secara otomatis.

Kelebihan lain dari cloud storage adalah memungkinkan data kita bisa diakses dari mana saja asal kita terkoneksi ke internet. Kita sedang liburan dan ditelpon Bos untuk kasih info data No Problemo dengan adanya fasilitas cloud storage ini. Cloud storage juga sebagian besar bersifat client server side dalam artian fitur yang ditawarkan bersifat multi platform. Kamu bisa menginstall aplikasi client cloud storage bahkan di smartphone kesayanganmu.

Saat ini penyedia layanan ini sudah demikian banyak dengan fitur yang sudah merata. Dan jika kamu membutuhkan space lebih untuk membackup data pun kamu akan mendapati biaya yang ditawarkan begitu murah dan kompetitif. Jadi siapa takut backup data dengan cloud storage.

4. Jangan Lupa Gunakan Antivirus

Antivirus, ya ini senjata tua yang kadang kita sering terlena saat menggunakannya. Antivirus akan menjaga datamu tidak ter-corrupt atau bahkan hilang. Sekali kamu lengah tidak menggunakan antivirus maka kamu akan merasakan penderitaan luar biasa saat kehilangan data. Saat ini antivirus sudah banyak disediakan di internet. Bahkan beberapa antivirus yang disediakan secara gratis sudah memiliki kualitas yang tidak kalah dengan versi berbayar.

Dan yang membanggakan lagi beberapa antivirus yang handal untuk mencegah hilangnya data adalah antivirus produksi lokal seperti Smadav. Nah ga ada alasan untuk gak pasang antivirus buat menjaga dan nyelametin data kan ?

5. Disiplin Dalam Penamaan Data

what value data name via http://www.smartinsights.com

Penamaan Data! Ini adalah hal paling sederhana dalam manajemen data. Penamaan Data yang baku untuk data-data digitalmu akan memudahkanmu dalam menemukan datamu saat kamu mencarinya. Dengan penamaan yang baik versi update data yang terbaru bisa ter-record dengan baik. Kebanyakan kita menyimpan data begitu saja sehingga nama data yang tersimpan adalah nama paragraph terdepan dari tulisan kita (jika data berbentuk words). Dan kondisi tadi akan menyulitkan kita mencari data. Gunakan tata cara penamaan data yang tidak saja informatif tetapi harus konsisten sehingga mudah diingat saat kita akan mencarinya.