Ketika memasuki dunia profesional, segala macam gerak-gerik harus diperhatikan. Tentunya kamu nggak bisa menyamakan antara cara bicara dengan sahabat karib sehidup sematimu dan bicara dengan atasan atau klien. Kamu yang biasa menulis chat dengan menyingkat-nyingkat huruf dan mengganti beberapa diantaranya dengan angka, tentu minta dipecat bila melakukan itu saat mengirim email untuk atasan.

Bagaimanapun, personal branding tetap perlu. Di dunia kerja, dirimu tak ubahnya produk yang harus mempunyai kelebihan dibanding yang lain untuk bisa bertahan. Bila media sosial adalah personal branding yang lebih kasual, tampil smart di email adalah personal branding di dunia profesional.

Kali ini Hipwee sengaja menyiapkan cara-cara menulis dan membuat sebuah email dengan benar. Supaya kamu terlihat jauh lebih smart dan meyakinkan.

1. Gunakan tambahan informasi seperti [PENTING] atau [INFORMATION] di subject email. Jika ingin urgensi pesanmu terbaca sejak awal

Supaya emailmu nggak masuk spam via yourstory.co.nz

Subject email adalah hal yang sangat penting. Dari subject surelmu orang bisa tahu seberapa pentingkah pesan yang kamu kirimkan. Dari membaca subject saja seseorang bisa memutuskan apakah email itu harus segera dibaca ataukah bisa nanti-nanti saja.

Advertisement

Bila emailmu memang penting, tidak ada salahnya kamu menambahkan keterangan [PENTING] [subject email]. Selain itu, jangan menulis isi email di kolom subject. Yang ini tentu sudah jelas alasannya. Itu subject Kak, bukan tempat nulis cerpen :”)

2. Kesan ramah dan kasual bisa kamu ciptakan lewat menulis Halo + (Nama Penerima Pesan) 

Say hello via musicisart.ws

Meski kecil kemungkinan kamu salah mengirim email, menyapa penerima email adalah hal yang harus kamu lakukan. Bisa secara kasual dengan dua kata ‘Halo (nama penerima)’, atau lebih formal dengan dua kata ‘Selamat Pagi (nama penerima)’. Kamu juga bisa memakai sapaan ‘Dear (nama penerima)’. Tidak jauh berbeda dengan dunia nyata, sebelum kamu bicara kamu juga perlu menyapa lawan bicaramu dulu bukan? Selain terlihat lebih sopan, menyapa terlebih dahulu juga menjauhkan emailmu dari kesan bossy dan kurang sopan. Bila di atas kamu memulai dengan sapaan, jangan lupa untuk mengakhiri email dengan salam penutup juga. Tidak perlu panjang lebar, cukup ucapkan ‘Terima kasih.’

3. Selalu pakai signature “Sent from my phone”. Jadi kalau ada typo-typo, kamu akan dimaklumi. Namanya juga via ponsel

Sent from my phone via worldofvieta.tumblr.com

Sebelum kamu mengirim email, pastikan kamu membaca ulang apa yang kamu tulis terlebih dahulu. Tujuannya jelas untuk menjauhkan dari salah kata atau typo-typo yang tidak perlu. Karena bahasa yang kamu gunakan bisa mencerminkan caramu berpikir.

Tapi untuk mengantisipasi typo ataupun kerancuan kalimat, buat settingan otomatis signature ‘sent from my phone’ meskipun kamu mengirimkannya via laptop. Tujuannya ada dua. Pertama, karena dikirim via HP, orang akan lebih maklum dengan typo-typo atau susunan kata yang aneh. Kedua, sent from my phone juga memberi kesan bahwa kamu selalu sibuk dengan pekerjaan dan mobile ke mana-mana. Terlihat smart, ‘kan?

4. Perhatikan tanda baca. Letakkan masing-masing tanda di tempat yang seharusnya. Jangan semena-mena kalau kamu nggak mau dituduh Alay

Hormati tanda baca via sites.google.com

Halo Sandy,,,

Apa kabar,,,?! Bersama email ini,,,

Kalau sedang chat pribadi, posting di media sosial pribadi, kamu boleh bereksperimen dengan huruf dan tanda baca. Ya, meski risiko kamu tanggung sendiri. Tapi mulai saat ini, terutama di email profesional, mulailah menghargai tanda baca dan susunan angka serta abjad yang telah diatur oleh kitab kaidah bahasa. Pergunakan tanda baca sesuai dengan fungsinya. Dan jangan repot-repot mengganti huruf dengan angka, karena huruf dan angka fungsinya juga berbeda. Ehehehe

5. Bila kamu ingin memasukkan website tertentu, jangan hanya dicopas di body email, tapi buatlah link. Lebih rapi elegan

Link via neilpatel.com

Terkadang kamu perlu memasukkan link referensi dalam emailmu. Bila kamu harus melakukan ini, jangan sekadar mengcopy link website yang kamu tuju dan mem-pastenya di di body email. Agar lebih rapi, kamu bisa menampilkannya dalam bentuk link yang bisa di-klik seperti ini. Sehingga yang muncul di emailmu adalah kata-kata yang indah dilihat, bukan huruf dan angka yang tidak bisa dibaca.

6. Kecuali mengirim email ke pacar — jangan pernah memakai emoji di email profesional. Pokoknya jangan!

Jangan pakai emoji via www.tumblr.com

Bila kamu orang yang ekspresif, pasti garing melihat email yang isinya huruf semua. Karena itu, kamu tergoda untuk memasukkan emoji-emoji lucu untuk memberi tahu si penerima bahwa kamu sedang senyum-senyum sendiri saat menulis email itu. Atau bisa juga kamu sekalian curhat nulis email sambil menangis-menangis lucu. Mungkin juga kamu merasa lebih sopan bila mengakhiri setiap kalimat dengan emosi “:)”. Tapi bila kamu sedang email-emailan dengan bos atau klien, hapus keinginan untuk pakai emot-emot ekspresif ya. Ingat bahwa masa depan perusahaan dan pekerjaan ditentukan oleh profesionalitasmu. Terlihat datar tidak apa-apa, karena ini memang bukan percakapan biasa.

7. Signature itu perlu. Buatlah signature yang sederhana tapi tajam dan jelas.

Signature via www.yesware.com

Saat kamu menerima email resmi, di bagian bawah kamu akan menemukan identitas pengirim email. Mulai dari nama lengkap, pekerjaan, kontak yang biasa dihubungi, dan beberapa link website atau media sosial yang bisa dirujuk. Itulah yang disebut dengan signature. Untuk email profesionalmu, signature jelas perlu. Buat dengan terang dan jelas, tanpa terkesan lebay. Kamu boleh mencantumkan websitemu atau twittermu bila memang kamu rasa pantas dan perlu. Bila ada, kamu juga bisa menambahkan logo perusahaan tempatmu bekerja. Dengan signature, setiap email yang kamu kirim akan terlihat lebih profesional.

Bila kamu bertanya-tanya, memangnya apa sih pentingnya terlihat smart di media sosial ataupun di email? Tentu saja penting. Bukan sekadar pencitraan, tapi juga sebagai usaha memperkenalkan potensi diri sendiri kepada dunia luar. Dengan personal branding yang bagus, orang juga akan sadar dengan keberadaanmu serta tidak menganggapmu remeh. Dari tulisanmu, orang bisa menilai kemampuanmu. Tujuan utama tentunya untuk menarik perhatian orang lain. Bila sudah lewat dari tahap itu, selanjutnya tinggal kamu sendiri yang bisa mengatasinya. Jadi, terlihat smart itu perlu, sementara benar-benar smart, itu harus.

Suka artikel ini? Yuk follow Hipwee di mig.me!