Mulailah Membagi Waktu Untuk Masa Depan Lebih Baik, Kamu Bisa Gunakan Tool-Tool Google Berikut Ini

Ingin mulai membagi waktu, tapi tidak tahu harus mulai darimana ?

Nah sedikit cerita pengalaman yang saya dapatkan ketika membangun sebuah perusahaan software house, sampai hari ini juga sih. Ibarat bekerja kita pasti pengen cepat menyelesaikan tugas dan pekerjaan kita kan. Tapi itu harus dipikirkan dua kali ketika membangun sebuah software atau perangkat lunak.

Kita harus mengubah pola pikir dalam bekerja, pasalnya bekerja membuat perangkat lunak bisa memakan waktu sampai berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan.

Jadi terbesit pertanyaan apakah saya akan menghabiskan waktu berminggu/berbulan hanya untuk mengerjakan satu perangkat lunak? Apalagi dalam tahap membangun kita masih mengerjakan sendiri. Fiuh pasti gempor banget ya. Jadi harus mulai bagi-bagi waktu kan. Oke begini tipsnya.

1. Siapkan niat dan kesadaran untuk membagi waktu

photo of a man sitting near the window via https://www.pexels.com

Nah, semua memang harus berasal dari niat dan kesadaran pribadinya. Pertanyaannya bagaimana membuat diri kita sadar?

Sedikit menyambung cerita sebelumnya tentang membangun sebuah perangkat lunak yang menghabiskan waktu berbulan-bulan. Saya berpikir akan jadi seperti apa warna kehidupan saya ketika harus menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk mengerjakan tugas pekerjaan.

Mungkin kita bisa menggebu-gebu menyelesaikan tugas secepatnya tetapi toh besuk kita akan sibuk mengerjakan pekerjaan lain yang sudah mengantri.

Dan siklus pekerjaan tidak akan berhenti. Jadi misal nih, tiap hari kita habiskan waktu hanya untuk bekerja sampai lembur untuk mengejar kecepatan menyelesaikan pekerjaan. Besok dan seterusnya tetap di format seperti itu, maka kapan kita akan menyisihkan waktu untuk sekedar jalan-jalan atau olahraga?

Jadi tidak ada waktu yang lebih tepat untuk memulai selain hari ini kan.

2. Membagi beban yang besar ke dalam beban-beban kecil

cooking cutting cutting board hands via https://www.pexels.com

Ada pepatah mengatakan:

Sedikit demi sedikit lama-lama akan menjadi bukit

Manusia memiliki keterbatasan untuk menampung beban pikiran yang besar dan berat. Hal yang harus dilakukan adalah membaginya ke dalam beban-beban yang kecil agar pikiran dapat menampungnya.

Bagi saya mengubah pola pikir tentang membagi beban pekerjaan apalagi sekelas projek perangkat lunak yang terlalu besar menjadi pikiran yang lebih kecil dan membuat jadwal serta target dalam beberapa hari adalah perlu.

3. Pergunakan alat bantu seperti Google Task dan Google Calendar

calendar date device digital via https://www.pexels.com

Setelah dilakukan pembagian beban, yang kita butuhkan adalah wadah atau media penampung. Nggak mungkin kan menampung beban yang sudah terbagi tadi di dalam pikiran. Nah salah satu alat digital yang bisa digunakan adalah Google Task dan Google Calendar.

Boleh lah memberikan sedikit ruang di hati.. eh di memori smartphone untuk dua aplikasi tersebut. Google Task membantu kita untuk mencatat beberapa daftar / beban-beban kecil yang sebelumnya sudah kita bagi. Google Calendar membantu kita untuk membuat jadwal pengerjaan daftar yang sudah kita buat dengan Google Task.

Dengan meng-install dua aplikasi tersebut smartphone bisa menjadi wadah untuk menampung banyak daftar yang sudah kita susun beserta jadwalnya. Selanjutnya kita bisa fokus dan memaksimalkan pikiran pada beberapa task saja tiap hari.

4. Anda Harus disiplin

military marching via https://www.pexels.com

Setelah membuat jadwal dan task yang harus kita lakukan adalah disiplin. Ujian akan datang ketika kita terlalu asyik mengerjakan satu task hingga lupa waktu. Ingat syarat untuk membagi waktu adalah disiplin. Memberi maaf pada kata tanggung adalah kesalahan.

Seasyik-asyiknya kita dengan satu task bahkan ngegame sekalipun jika sudah kita plot dan jadwalkan waktunya maka harus dihentikan.

Saya biasanya selalu berdebat dengan diri saya sendiri mengenai kata tanggung dan diselesaikan dengan kata "Apaan sih…", tarik nafas panjang, sadar dan cuek untuk mengerjakan task yang sudah mengantri.

Menghilangkan pikiran tentang pekerjaan yang tanggung memang susahnya minta ampun, tapi jikalau kita tidak mengakhirinya maka jadwal antrian task selanjutnya akan kacau. Sadarlah kita sudah mem-booking waktu dan tempat di lain hari untuk mengerjakan task yang tanggung tadi.

5. Atur waktu dengan tidak menetapkan deadline yang mepet

antique classic clock via https://www.pexels.com

Nah ketika semua task sudah dibuat maka plotkan waktu sesuai deadline yang sudah ditetapkan. Untuk mematok waktu jangan tetapkan deadline yang terlalu mepet atau pas.

Kita harus memberi tenggang waktu karena realita tidak akan semulus rencana nak, kita harus berjaga-jaga pada kejadian-kejadian yang tidak bisa diprediksi (unpredictable moment). Oleh karena itu kita harus membuat jarak tenggang untuk mengatasi hal tersebut.

Pengalaman bekerja saya, ketika deadline projek ditetapkan 2 bulan, maka saya harus menetapkan 1,5 bulan di Google Calendar. Sejatinya kita juga bukan robot yang bergerak sangat kaku terhadap rencana yang sudah ditetapkan.

Jadi waktu tenggang membantu kita agar tetap fleksibel dan dinamis. Jika satu hari ternyata kita bisa menyelesaikan semua task lebih cepat maka kita bisa dengan bijak mengerjakan task hari besok dengan memindahkannya lewat Google Calendar atau mengisi hal-hal baru yang sebelumnya tidak ada di task.