Kamu Mahasiswa Penggiat Organisasi? Sebaiknya Baca Ini Supaya Organisasimu Tambah Hidup!

Banyak organisatoris-organisatoris menyatakan bahwa organisasi merupakan wadah aspirasi, inovasi, hobi, interest, apapun, yang menampung seluruh ide-ide anggotanya. Atau bahkan ada yang bertindak sebagai pembina mentalitas, moral, social anggota-anggotanya. Namun kebanyakan organisasi hanya memikirkan program-program kerja. Setiap arah gerak organisasi hanya terfokus dengan program-program yang telah disusun. Jumlah dan intensitas kerja program menjadi salah satu tolak ukur, dan semakin kesini organisasi nampaknya hanya sekedar ‘adu program’ tanpa melihat kepada anggota. Hal inilah yang perlu diperhatikan dan diperbaiki.

Organisasi sebaiknya juga perlu melihat anggotanya yang menjadi objek program. Percuma banyak program yang ‘gigantic’ namun tidak sesuai dengan keadaan, interest, serta kemampuan anggota. Yang ada justru nanti tiap program berjalan dengan keadaan minim peserta. Berikut merupakan salah satu dari sekian banyak yang masih harus diperhatikan dalam setiap menjalankan roda kepengurusan:

#1. Organisasi tidak hanya membahas tentang program-program kerjanya tetapi juga membahas orang-orang yang bersinggungan dalam program tersebut

Dalam rapat kerja, selain membahas program-program kerja yang akan dilaksanakan dan telah dilaksanakan, sebaiknya disempatkan untuk membahas keadaan anggota-anggotanya secara keseluruhan. Pembahasan mengenai keadaan anggota ini meliputi trend yang sedang berkembang di anggota-anggota dewasa ini, permasalahan-permasalahan antar anggota, antar kelompok dalam anggota, interest anggota sekarang, dan sebagainya.

Dengan ini organisasi dapat mengambil sikap dan dapat menangani permasalahan sosial yang ada didalam anggota. Selain bersikap, organisasi juga dapat berperan langsung dalam menangani permasalahan tersebut.

Misal, himpunan mahasiswa A di akhir rapat (setelah evaluasi program dan merencanakan program yang akan datang), membicarakan mengenai permasalahan social yang ada di jurusan mereka. Ternyata setelah ditelaah lebih lanjut ditemukan berbagai permasalahan yaitu adanya gap tiap angkatan, antar angkatan tidak saling mengenal, hanya dekat dalam angkatan tetapi tidak saling mengenal antar angkatan. Dari sini kemudian diidentifikasi kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat saling mendekatkan antar angkatan, meminimalisir gap yang ada antar angkatan.

Ada juga pembahasan mengenai sekelompok orang yang terlalu dominan di jurusan tersebut. Dominasi ini dapat menjadi penghambat berjalannya organisasi maupun menjadi penolong bagi jalannya organisasi. Maka dari sini organisasi sepakat untuk memberikan sikap untuk menghadapi dominasi-dominasi beberapa kelompok tersebut. Dan masih banyak lagi masalah-masalah social yang harus diselesaikan oleh organisasi tersebut.

Disini dapat dilihat bahwa organisasi tidak hanya sekedar menyusun program supaya organisasi tersebut nampak hidup tetapi juga benar-benar sebagai wadah mengatasi permasalahan-permasalahan sosial yang ada.

#2. Evaluasi sebaiknya didatangkan dari anggota umum atau peserta, tidak hanya dari pengurus semata

Setiap kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan, evaluasi sebaiknya didatangkan dari anggota-anggota umum (tidak hanya dari panitia/pengurus). Karena pada hakikatnya program-program yang diadakan itu untuk menjawab kebutuhan para anggota umumnya. Dengan dilakukannya hal ini anggota akan merasa memiliki organisasi (menimbulkan rasa sense of belonging). Pengadaan program juga sebaiknya meminta pendapat atau saran dari anggota-anggotanya. Apakah program yang akan diadakan sesuai dengan anggotanya, dapat memberikan pengaruh nyata atau justru sebaliknya.

Anggota-anggota umum jadikan objek dalam pelaksanaan setiap kegiatan/program-program kerja. Oleh karena itu, lebih libatkan anggota umum dalam setiap kegiatan maupun evaluasi organisasi dan tidak hanya terpaku pada pendapat pengurus internal organisasi saja.

Hal ini bisa saja diwujudkan melalui adanya kotak saran. Setiap saran yang masuk menjadi pertimbangan untuk organisasi dalam menjalankan program-program kedepan. Mudah kedengarannya namun biasanya cukup sulit untuk dilaksanakan.

#3. Biasakan menyicil tanggungjawab-tanggungjawab besar di akhir, seperti LPJ dan lain-lain

Banyaknya kegiatan yang harus dilaksanakan biasanya menuntut banyaknya pertanggungjawaban kepada anggota. Hal ini wajar karena semua yg dikerjakan oleh organisasi tersebut memang harus dijabarkan, dievaluasi dan dipertanggungjawabkan kepada anggota. Setelah selesainya acara atau kepengurusan, seperti Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) merupakan salah satu tanggung jawab terakhir yang harus dikerjakan oleh pengurus-pengurus yang bersangkutan.

Hal yang menjadi kebiasaan yaitu selalu kejar tayang sehingga banyak hal yang miss. Karena itu sebaiknya dicicil sedikiit demi sedikit bahkan dicicilnya saat kegiatan akan dan sedang berlangsung. Misalnya dalam menyicil LPJ, bisa direkap setiap keuangan yang masuk dan keluar selama kegiatan dalam buku saku kecil/notes di handphone kemudian dapat disusun sehingga di akhir tak perlu kesulitan dalam menyusun laporan keuangan akhir.

Selain rekapan keuangan bisa juga dicicil setiap kelebihan dan kekurangan tiap-tiap sie (yang biasanya dimasukkan dalam LPJ) kedalam buku saku kecil/ notes handphone juga, sehingga di akhir penyusunan LPJ, tak perlu repot untuk flashback kebelakang, namun bisa melihat catatan-catatan kecil yang sudah dipersiapkan tersebut. Bisa juga untuk tiap kegiatan/aktivitas di tulis detailnya di buku notes kecil untuk mempermudah mengingat-ingat dalam penyusunan LPJ.

#4. Budayakan meninggalkan “warisan” yang bermanfaat untuk pengurus selanjutnya

Setiap organisasi pasti memiliki masanya sendiri. Merasakan manis pahit lika-liku dalam keorganisasian, dan pasti dapat mengatasi setiap permasalahannya serta memiliki cara tersendiri baik dalam segi sudut pandang permasalahan maupun cara dalam memecahkannya. Hal ini yang menjadi harta karun bagi kepengurusan selanjutnya yang akan menghadapi tahap baru dalam keorganisasian tersebut. Tukar pikiran sangat menolong dalam hal ini, antara pengurus lama dengan pengurus baru.

Warisan dapat berupa barang yang berarti yang sangat menolong bagi kepengurusan lama dalam menjalankan kepengurusannya atau dapat juga berupa pengalaman-pengalaman, budaya-budaya baru, dan masih banyak lagi. Alangkah luar biasanya apabila tiap-tiap kepengurusan berlomba-lomba dalam memberikan warisannya kepada kepengurusan selanjutnya.

#5. Sempatkan waktu bersama (Quality Time) dengan rekan satu pengurus

Teamwork merupakan hal yang sangat vital bagi setiap keorganisasian–apapun itu organisasinya. Organisasi akan sangat luarbiasa apabila dalam timnya memiliki teamwork yang sangat baik, namun sebaliknya akan sangat cacat apabila teamwork-nya berjalan buruk. Teamwork itu ibarat oli mobil, anda harus mengecek oli terlebih dahulu sebelum memulai perjalanan jauh. Apakah oli tersebut mencukupi untuk melalui perjalanan yang jauh atau justru harus diganti dengan yang baru. Sama dengan organisasi, harus terlebih dahulu dicek keadaan teamwork-nya, hubungan antar tim, apakah ada yang bertentangan, atau sudah dapat berjalan secara berdampingan dalam kepengurusan organisasi tersebut.

Karena itu pentingnya Quality Time dalam kepengurusan, menyempatkan duduk bersama walau hanya sekedar ngobrol-ngobrol ringan. Quality Time, menghabiskan waktu bersama dapat menghilangkan sekat antar pengurus, lebih dapat memahami sifat dan sikap rekan kerja satu tim sehingga dapat menempatkan diri dengan baik dalam teamwork dan mengasah kerja sama tim lebih matang. Ini merupakan salah satu penjelasan mengapa kepengurusan yang kurang memperhatikan Quality Time biasanya menghadapi banyak masalah internal.

#6. Jalin hubungan yang baik dari seluruh pengurus ke seluruh anggota

Kedekatan antara pengurus dengan anggota-anggota umum merupakan hal yang sangat penting. Kedekatan ini mengaburkan sekat antara status sebagai pengurus maupun non pengurus. Biasanya ketika sudah dilihat sebagai pengurus, maka secara langsung maupun tak langsung, lambat laun anggota umum akan merasa segan dan menarik diri dengan pengurus-pengurus. Karena itu setiap pengurus harus mengaburkan sekat tersebut dan harus menjaga kedekatan antara pengurus dan non pengurus.

Banyak hal yang dapat dilakukan untuk menjaga setiap hubungan antara pengurus dan non pengurus, seperti setiap pengurus diberikan kewajiban menghubungi intens lima anggota, seperti hanya sekedar mengobrol, menanyakan kabar, memberitahu adanya kegiatan-kegiatan organisasi yang akan datang, sekedar menanyakan kabar, dan masih banyak lagi.

Semakin dekat hubungan antara anggota dengan pengurus semakin menumbuhkan sense of belonging anggota terhadap organisasi, menumbuhkan empati terhadap seluruh kegiatan organisasi, dan kepengurusan tidak hanya berjalan sendiri, namun ada anggota-anggota yang lain yang siap membantu. Bayangkan hal ini terjadi di organisasimu.

#7. Memilih calon-calon pengurus baru untuk meneruskan roda kepengurusan yang akan datang (regenerasi)

Suatu kepengurusan tidak mengemban tugas dan tanggung jawab dalam organisasi selamanya. Kepengurusan yang baik dalam menyelesaikan tanggungjawabnya dan melimpahkan tanggung jawabnya kepada pengurus baru tidak serta merta bakal calon kepengurusan yang baru dipilih mendadak namun terlebih dahulu diseleksi, dipilih, dan dibina oleh masing-masing pengurus yang bersangkutan sehingga pengurusan yang baru yang telah dipilih tersebut tidak kaget dan menjadi syok dalam menjalankan kepengurusan.

Namun, dapat menjadi lebih baik karena sudah dibekali oleh kepengurusan sebelumnya, sehingga kepengurusan yang baru memiliki bekal yang cukup dari pengurus sebelumnya dan dapat mengembangkannya sesuai dengan ide dan bakat dari kepengurusan yang baru sehingga organisasi dapat dibawa menjadi lebih baik lagi. Salah satu indikator dari keberhasilan suatu organisasi dapat dinilai dari kemampuan organisasi tersebut dalam meregenerasi kepengurusannya.