Hampir semua orang pasti tidak asing dengan yang namanya “koordinasi”. Koordinasi sebenarnya tidak selalu ditemukan dalam organisasi, bikin event, bikin project, kerja di perusahaan ataupun institusi namun juga dalam kegiatan sehari-hari. Menurut Kamus Besar Bahasa Indoneisa (KBBI), koordinasi adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegaitan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur. Koordinasi dibutuhkan agar kegiatan yang dilakukan tidak simpang siur. 

Nah, lebih lanjut, pola koordinasi menjadi hal yang vital bagi semua pemimpin di berbagai tingkat untuk mencapai tujuan tim. Jika pola koordinasi baik maka tujuan tim akan mempunyai lebih besar kemungkinan untuk tercapai jika dibandingkan dengan pola koordinasi yang buruk. Terkadang pasti membingungkan, kenapa koordinasi yang yang sudah direncakan tidak teraplikasikan dengan baik, ataupun di waktu rapat berjalan lancar namun waktu eksekusinya sering berjalan kurang baik. Nah, mungkin ada hal-hal yang masih miss dari perhatian kita dalam berkoordinasi dengan anggota tim.
Langsung saja ya, bagi kamu yang lagi memimpin suatu tim ataupun organisasi ataupun yang akan menjadi pemimpin, berikut 7 hal yang perlu ada dan harus diperhatikan dalam membangun koordinasi yang baik.

 

1. Perencanaan yang matang

Perencanaan yang matang via http://romanpichler.com

Sebelum melakukan koordinasi perlu untuk membuat sebuah perencaan atas pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Perencanaan ini dapat meliputi waktu, agenda, dan siapa saja yang akan telribat. Hal ini penting agar koordinasi berjalan dengan efektif dan efisien, dengan mengetahui agenda sebelumnya, maka setiap pihak akan mampu untuk mempersiapkan diri sebelumnya. Penetapan waktu juga hal penting agar kegiatan dapat diarahkan sesuai waktu yang ada.

2. Pentingnya menyamakan persepsi

samakan dulu persepsi kamu via http://thevoiceeofamazorin.blogspot.com

Setiap pihak yang terlibat dalam koordinasi haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai tujuan yang akan dicapai. Dengan demikian, walaupun memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, setiap pihak menyadari bahwa semua itu adalah dalam rangka saling melengkapi dan mendukung untuk mencapai tujuan yang sama. Misalnya kamu yang terlibat dalam suatu social project atau komunitas sosial pasti sering menemukan volunteer yang tujuannya berbeda-beda ketika bergabung.

Advertisement

Ada yang benar-benar ingin belajar dan berkomitmen, ada yang muncul sesekali hanya untuk mendapatkan sertifikat, bahkan ada yang hanya muncul sekali dan setelah itu hilang bagai ditelan bumi. Hal ini bisa disebabkan persepsi kamu tidak sampai secara utuh kepada mereka, sehingga motivasi kuat kamu tidak menyentuh mereka dalam mencapai tujuan organisasi ataupun kegiatan.

3. Pemahaman materi pembicaraan

Kuasai materi pembicaraan kamu via http://countercurrentnews.com

Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim memahami posisi dan tanggung jawabnya serta dalam kaitannya dengan pihak lain. Dengan demikian, ketika berbicara sudah memahami konteksnya. Terlebih lagi bagi para pemimpin, harus memahami hal yang akan disampaikan dan situasi yang terjadi. Sebagai contoh, dalam presentasi misalnya, gak ada gunanya kalau kamu menjelaskan berpuluh-puluh slide yang bikin ngantuk dan hal yang disampaikan berbelit-belit. Cukup sampaikan hal-hal yang dirasa perlu, simple dan jelas. Sehingga anggota tim pun paham apa yang harus mereka lakukan kedepannya.

4. Sikap terbuka dan saling menghargai

Sikap terbuka dan menghargai itu harus via http://entrepreneur.com

Jangan pernah berpikir karena kamu itu pemimpin, maka kamu bisa memperlakukan semua anggota tim seenaknya. Dalam suatu koordinasi, ada saatnya satu pihak harus menerima pegaturan dari pihak lain, namun tetap harus dengan sikap menghargai. Gak sedikit orang-orang yang keluar dari organisasi dikarenakan para pemimpin yang gak bisa menghargai anggotanya dengan baik. Nah, di samping itu, ada kala ketika pemimpin harus memberikan pengaturan yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan anggotanya. Di situlah diperlukan sikap saling terbuka. Sikap saling terbuka ini diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin nantinya akan terjadi.

5. Minta feedback

Selalu minta feedback, kamu gak sendiri via http://www.quotesgram.com

Feedback diperlukan untuk melihat respon dari semua pihak yang terlibat. Umpan balik juga untuk memastikan bahwa koordinasi yang kamu lakukan dapat dipahami dengan benar dan diterima. Hal ini untuk menjamin pelaksanaannya sesuai dengan yang diharapkan. Dan juga untuk melihat berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih ada, sehingga kamu masih bisa melakukan persiapan yang lebih matang.

6. Penegasan dan motivasi

Motivasi itu kekuatan via http://bodybuilding.com

Sangat penting sekali bagi kamu untuk mempertegas kembali segala yang telah disepakati ketika dilakukan koordinasi (rapat). Sehingga semua yang menjadi kesepakatan harus dapat diterima dan selanjutnya dilaksanakan dengan baik. Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan, sehingga setiap orang akan bekerja atau melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah para pencapaian tujuan yang diharapkan. Selain itu, hal yang juga tidak kalah pentingnya adalah pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap pihak yakin dan terdorong untuk melaksanakannya. Hal ini juga meningkatkan rasa memiliki oleh setiap anggota, yang nantinya sangat berpengaruh terhadap kinerja setiap anggota tim dalam mencapai hasil yang maksimal.

7. Komunikasi informal juga perlu dibangun

Komunikasi informal bisa dilakukan dengan hangout via http://whatsuplife.in

Untuk meningkatkan efektivitas hasil koordinasi yang dilakukan, selain dilakukan monitoring, kamu sebagai pemimpin juga perluu melakukan komunikasi atau pendekatan yang bersifat informal (tidak dalam konteks rapat). Hal ini sangat berguna untuk meningkatkan bonding kamu dengan tim. Membangun komunikasi informal akan membuat kamu dapat meningkatkan kepercayaan dan respect dari anggota tim sehingga mereka nyaman untuk bekerja sebagai tim dengan kamu. Komunikasi informal ini mungkin bisa kamu bangun dengan melakukan hangout bareng atau melakukan aktifitas have fun bareng.