Kamu seorang mahasiswa yang aktif menjadi event organizer? Di awal tahun seperti ini biasanya banyak mahasiswa yang membentuk panitia untuk mengadakan acara. Mulai dari acara seminar hingga acara musik yang mengundang bintang tamu ternama.

Dalam hal menyelenggarakan acara tersebut dibentuklah panitia acara oleh badan atau lembaga kemahasiswaan di kampus. Panitia yang anggotanya adalah mahasiswa di tingkat satu sampai tiga ini bertindak sebagai penyelenggara acara. Struktur panitia yang dibentuk biasanya terbagi ke dalam beberapa divisi yang berbeda. Masing-masing divisi tersebut bertanggung jawab terhadap hal-hal yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara mulai dari tahap persiapan, pada saat acara, hingga usai acara.

Melihat tanggung jawab divisi tersebut, selain divisi acara ada juga divisi yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan persiapan publikasi dan promosi acara, yaitu divisi publikasi atau Public Relations. Bahkan ada yang menggabungkannya dengan divisi Sponsorship. Bagaimanapun keberadaannya dalam struktur kepanitiaan, divisi ini punya tanggung jawab untuk menggandeng media massa baik media cetak, media digital, dan media elektronik untuk melakukan publikasi acara.

Maka dari itu, hal yang harus kamu lakukan adalah mengirimkan proposal kerjasama kepada perusahaan media tersebut. Berbicara proposal, kamu sebaiknya mengerti tentang isi proposal, tujuan dari proposal apa yang kamu tawarkan untuk perusahaan melalui proposalmu itu. Selain itu kamu juga sebaiknya memahami alur masuknya proposal di setiap perusahaan yang kamu ajak kerja sama.

Pada dasarnya, mengirimkan proposal kepada perusahaan alurnya tidak jauh berbeda. Proposal yang kamu kirim akan diterima oleh departemen Public Relations atau disebut juga Marketing Communication (Marcomm). Perbedaannya terletak pada tujuan kerjasama yang kamu tujukan di dalam surat pengantar proposal tersebut. Di dalam proposal itu kamu bisa menuliskan tujuannya untuk dukungan atau sponsorship acara kamu, atau dukungan dalam publikasi acara atau media partnership.

Dari kedua tujuan itu, kali ini akan dibahas tips agar proposal kerjasama media partneship kamu berhasil. Kerjasama media partnership sama pentingnya dengan kerja sama sponsorship. Media partneship ikut membantu kamu dalam melakukan publikasi acara yang kamu selenggarakan. Maka dari itu, simak tips berikut ini ya!?

 

1. Sesuaikan Sasaran Acaramu dengan Media yang Akan Diajak Kerja Sama

Ilutrasi Sesuaikan Sasaran Acaramu dengan Media yang Akan Diajak Kerja Sama

Ilutrasi Sesuaikan Sasaran Acaramu dengan Media yang Akan Diajak Kerja Sama via http://google.com

Di Indonesia perusahaan media tersebar mulai dari media cetak, media digital, dan media elektronik. Masing-masing media tersebut punya audiensi masing-masing. Ada yang audiensinya usia anak-anak, remaja, dewasa, sampai orang tua.

Selain memilih perusahaan media yang akan diajak kerjasama sesuai dengan jenisnya (cetak, digital, dan elektronik), pilih juga yang sesuai dengan sasaran acara kamu. Ini adalah hal utama yang harus diperhatikan. Jangan sampai sasaran acaramu adalah orang-orang di usia remaja dan dewasa, tapi kamu bekerja sama dengan perusahaan media yang audiensinya adalah orang tua.

2. Siapkan Anggaran Untuk Media Partnership Sesuai Dengan Kapasitas Acaramu

Ilustrasi Siapkan Anggaran Untuk Media Partnership Sesuai Dengan Kapasitas Acaramu

Ilustrasi Siapkan Anggaran Untuk Media Partnership Sesuai Dengan Kapasitas Acaramu via http://google.com

Sebagai penyelenggara acara, penentuan anggaran pasti sudah diperhatikan baik-baik. Jangan lupa untuk menyiapkan anggaran untuk kerjasama media partnership. Walaupun harapan kamu akan mendapat kerjasama yang gratis, tapi hal ini tidak berlaku untuk semua perusahaan media yang kamu ajak kerja sama.

Karena untuk perusahaan media elektronik misalnya, untuk melakukan suatu liputan kegiatan dibutuhkan operasional yang memiliki biaya. Sebenarnya biaya operasional inilah yang menjadi tanggungjawab pihak penyelenggara acara yang mengajak kerjasama. Tentu kalau ingin mengajak kerjasama media cetak dan elektronik, kamu juga harus menyiapkan anggaran yang besar.

Namun, kalau ternyata acara yang kamu selenggarakan kapasitasnya tidak terlalu besar yang menyebabkan anggaran untuk media partnership yang sedikit, kamu bisa mengajak media digital atau daring (online) untuk kerjasama. Media ini biasanya bermain di media sosial dengan audiensi usia remaja dan dewasa.

Yang lebih menarik adalah beberapa media digital ini menawarkan nilai kerjasama yang bebas biaya alias gratis. Kamu hanya perlu menempatkan logo media daring tersebut di setiap media publikasi acara seperti poster, flyer, tanda pengenal, dan lain-lain.

3. Buatlah Proposal yang Menarik dari Segi Visual

Ilustrasi Buatlah Proposal yang Menarik dari Segi Visual

Ilustrasi Buatlah Proposal yang Menarik dari Segi Visual via http://google.com

Bagi beberapa perusahaan media yang sudah besar, setiap harinya departemen Marcomm atau PR ini menerima ratusan proposal kerja sama. Dari ratusan itu akan diseleksi di mana proposal yang menarik dan proposal yang tidak menarik untuk dibaca. Hal ini karena desain atau visualisasi proposal mencerminkan kapasitas dan kapabilitas acara yang terkandung di dalamnya.

Maka dari itu, buat proposalmu dengan menarik dari segi visual. Hal ini karena proposal acara berbeda dengan proposal penelitian skripsi. Proposal penelitian skripsi kamu memakai kertas HVS saja sudah tepat. Namun kalau mengajukan kerjasama media partnership ke perusahaan media dengan tampilan yang apa adanya, jangankan dibaca, mungkin proposalmu hanya menjadi tumpukan yang akan dimasukkan ke gudang.

4. Efektifkan Informasi di Proposal yang Kamu Buat

Ilustrasi Efektifkan Informasi di Proposal yang Kamu Buat

Ilustrasi Efektifkan Informasi di Proposal yang Kamu Buat via http://google.com

Nah, ini hal yang penting juga untuk kamu perhatikan. Informasi di dalam proposal yang kamu buat sebaiknya dibuat dengen efektif. Alasannya adalah karena Marcomm dan PR Officer yang menyeleksi proposalmu itu memiliki keterbatasan waktu untuk mempelajari proposal yang masuk. Maka dari itu, informasi yang efektif adalah kunci dari kerj sama media partnership yang berhasil.

Cantumkan saja gambaran umum tentang acaramu, konsep acara, keterangan waktu dan tempat, serta penawaran yang kamu tawarkan kepada perusahaan media. Efeknya adalah proposalmu memang menjadi tidak terlalu tebal, namun inilah yang dimaksud informasi yang efektif.

Tidak perlu berlama-lama dalam mengutarakan konsep dan tujuan dari acaramu dengan merangkai kata yang panjang. Karena yang kamu buat adalah proposa kerja sama bukan surat cinta. Dengan demikian proposalmu layak untuk dipertimbangkan.

5. Perhatikan Waktu Pengiriman Proposal dengan Jadwal Acaramu

Ilustrasi Perhatikan Waktu Pengiriman Proposal dengan Jadwal Acaramu

Ilustrasi Perhatikan Waktu Pengiriman Proposal dengan Jadwal Acaramu via http://google.com

Waktu pengiriman proposal juga berpengaruh terhadap kesuksesan acaramu. Karena kamu harus mempertimbangkan kapan acaramu diselenggarakan dengan birokrasi yang ada di perusahaan media.

Waktu 30 hari sebelum acara adalah waktu yang maksimal untuk kamu mengirimkan proposal. Ini karena birokrasi di perusahaan media besar biasanya memakan waktu sekitar dua minggu untuk proses peninjauan proposal. Kalau mereka berminat dengan penawaranmu, dalam waktu dua minggu itu bisa langsung tanda tangan kerja.

 

6. Jalin Komunikasi yang Baik dengan Marcomm atau PR yang Kamu Hubungi

Ilustrasi Jalin Komunikasi yang Baik dengan Marcomm atau PR yang Kamu Hubungi

Ilustrasi Jalin Komunikasi yang Baik dengan Marcomm atau PR yang Kamu Hubungi via http://google.com

Setelah mengirimkan proposal, minta kontak Marcomm atau PR yang kamu hubungi untuk mengirimkan proposal. Hal ini bertujuan untuk kamu melakukan follow up tentang kerja sama itu. Meminta kontak ini juga dapat memperluas jaringanmu. Jika satu atau dua tahun ke depan acaramu akan diselenggarakan lagi, kamu tinggal menghubungi kembali kontak yang kamu miliki itu.

Menjalin hubungan baik dengan Marcomm atau PR ini juga perlu dilakukan. Tujuannya agar kamu dan mereka merasa nyaman. Pembawaan yang friendly akan membuat masing-masing pihak merasa senang dan nyaman untuk melakukan kerja sama. Tapi ingat, menjalin hubungan baik bukan berarti setiap saat kamu menanyakan tentang proposalmu. Hargai waktu privasinya juga ya!

Advertisement

Artikel Bermanfaat dan Menghibur Lainnya