5 Contoh Undangan Rapat di Grup WA yang Bisa Kamu Tiru untuk Berbagai Acara

Di zaman serba internet seperti hari ini, WhatsApp (WA) sudah menjadi alat komunikasi pokok bagi banyak orang. Bukan sekedar untuk berkomunikasi, bahkan aplikasi yang perdana muncul di 2009 ini juga sering menjadi sarana untuk menyampaikan undangan rapat tertentu, yaitu melalui fitur grup WhatsApp.

Meskipun kesannya sederhana, undangan rapat di grup WA sebaiknya tetap dibuat dengan format yang jelas, supaya maksud undangan bisa langsung dimengerti oleh penerimanya. Lalu, seperti apa format undangan rapat di WA yang baik?

Nah, ulasan kami kali ini akan memberikan beberapa contoh undangan rapat di grup WA tersebut.

Format Undangan Rapat di WA yang Ideal

Format undangan rapat di WA group pada dasarnya cukup sederhana. Entah itu formal atau santai, undangan rapat di WA umumnya mencakup beberapa elemen berikut ini:

• Salam pembuka
• Tujuan dari rapat yang akan diadakan.
• Tanggal dan waktu
• Tempat (online/offline)
• Agenda utama
• Penutup (konfirmasi kehadiran, catatan atau ucapan terima kasih)

Contoh Undangan Rapat di Grup WA

Sumber gambar: pixabay.com/users/robertcheaib

Untuk gambaran lebih jelas perihal undangan rapat di grup WhatsApp ini, berikut adalah beberapa contoh undangan rapat di grup WA yang bisa kamu pelajari:

1. Contoh Undangan Rapat Kantor via WA

Halo, teman-teman di tim Marketing.

Sehubungan dengan rencana soft launching produk baru di bulan depan, kita akan mengadakan rapat koordinasi untuk membahas rundown dan strategi promosi acara. Adapun rapat akan diadakan pada:

Hari/Tanggal: Rabu, 30 Juli 2025

Waktu: 10.00 – 11.00 WIB

Tempat: Via Google Meet (Link Google Meet)

Agenda:

Timeline persiapan acara
Penyusunan rundown acara
Pembagian tugas
Penyusunan media campaign dan anggaran

Mohon untuk semua bagian dari tim Marketing untuk bisa hadir. Jika berhalangan untuk hadir, bisa langsung konfirmasi via chat ya. Terima kasih

Hormat Saya

Endar Julian (Product Manager)

2. Contoh Undangan Rapat Osis via WA

Halo, teman-teman OSIS.

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Pentas Seni (PENSI) pada bulan ini, kami mengundang teman-teman untuk bisa menghadiri rapat persiapan acara yang akan diselenggarakan pada:

Tanggal: Rabu, 30 Juli 2025

Waktu: 15.00 WIB (setelah pulang sekolah)

Tempat: Ruang OSIS

Agenda:

Penyusunan rundown acara
Koordinasi dengan pihak sekolah
Pencatatan kebutuhan dan perlengkapan

Diharapkan agar teman-teman semua bisa hadir ya!. Jangan lupa juga untuk bawa note atau buku catatan. Thank you!

Salam

Ketua OSIS

3. Contoh Undangan Rapat di Grup WA Untuk Acara Keluarga

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Sehubungan dengan rencana pernikahan ananda kami “Ryo Perintis dan Amanda Mamapa”, kami mengundang keluarga besar “Perintis” untuk menghadiri rapat persiapan acara yang akan diselenggarakan pada:

Hari: Kamis, 31 Juli 2025

Waktu: 16.00 WIB

Tempat: Rumah Bapak Sebastian. Jl. Puri Indah, No.3 RT 3, Jakarta Utara

Agenda:

Penyusunan rundown acara
Pembagian peran dalam acara akad dan pesta
Inventarisasi kebutuhan acara

Diharapkan agar semuanya bisa hadir ya. Terima kasih.

Wassalamualaikum wr. Wb

Hormat Saya

Christopher Perintis

Grup WA keluarga memang sering jadi andalan untuk urusan kumpul-kumpul seperti ini. Bukan cuma rapat persiapan pernikahan, grup yang sama juga biasa dipakai untuk menyebarkan kabar acara keagamaan. Kalau kamu sedang butuh referensinya, kamu bisa cek contoh undangan tahlilan yang sopan dan mudah dipahami oleh keluarga besar maupun tetangga.

4. Contoh Undangan Rapat Komunitas via WA

Halo, teman-teman Komunitas

Sehubungan dengan acara “Hangout bareng Bule” yang diadakan oleh komunitas Bahasa Inggris kita di bulan depan, kami mengundang teman-teman untuk bisa hadir ke  rapat koordinasi acara yang akan diselenggarakan pada:

Hari: Rabu, 30 Juli 2025
Waktu: 19.00 WIB
Lokasi: Sinergi Co-Working Space. Jl. Cenderawasih No.32B, Kelurahan Demangan, Caturtunggal, Yogyakarta.
Agenda: Membahas timeline, rundown dan persiapan acara

Diharapkan agar teman-teman sekalian bisa hadir ya. Jika ada halangan untuk hadir, bisa langsung konfirmasi ke saya via personal Chat. Terima kasih

Salam

Endar Julian (Ketua Komunitas)

5. Contoh Undangan Rapat RW via WA

Yth. Bapak/Ibu

Warga RW 03

Desa Kandang, Bengkulu

Di Tempat

Dalam rangka menjaga kebersihan desa, kami bermaksud mengundang bapak/ibu warga RW 03 Desa Kandang untuk bisa hadir dalam rapat rencana kegiatan kebersihan dan penyuluhan desa, yang akan diadakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 2 Agustus 2025
Waktu: Pukul 18.30 s/d selesai
Tempat: Rumah Bapak Christopher Perintis (Ketua RW)
Agenda: Membahas persiapan kegiatan kebersihan dan penyuluhan desa.

Diharapkan bapak/ibu bisa berkenan hadir di rapat ini. Atas perhatiannya, kami haturkan terima kasih.

Hormat Kami

Perangkat RW

Format serupa juga bisa kamu pakai untuk pertemuan di tingkat RT. Bedanya, rapat RT biasanya lebih rutin dan suasananya lebih guyub. Nah, kalau kamu kebagian tugas membuka acara, siapkan juga contoh sambutan ketua RT dalam pertemuan rutin berbahasa Jawa supaya pembukaan rapat terasa lebih akrab dengan warga.

Jika kamu berencana membuat undangan rapat dan menginformasikannya via grup WhatsApp, contoh-contoh di atas bisa kamu jadikan referensi. Biasanya, rapat lewat grup WA ini juga jadi langkah awal untuk menyiapkan acara bersama, misalnya halal bihalal kantor, RT, atau keluarga besar. Kalau begitu, sekalian siapkan contoh susunan acara halal bihalal supaya agenda yang dibahas saat rapat lebih terarah. Semoga bermanfaat.

Jika kamu berencana membuat undangan rapat dan menginformasikannya via grup WhatsApp, beberapa contoh undangan rapat di grup WA bisa kamu jadikan referensi. Semoga bermanfaat.