6 Efek Psikologi yang Muncul Akibat Banyaknya Meeting Kantor

Keluhan-keluhan soal meeting kantor sering dieluhkan oleh para pekerja kantor. Apalagi situasi pandemi yang mengharuskan pekerjanya untuk selalu stay didepan laptop membuat mereka terkadang merasa jenuh. Apalagi jika rapatnya bertubi-tubi setiap hari. Selalu aja ada topik bahasan yang dibahas. Mulai dari hal-hal penting sampai cibir sana cibir sini. Makin kesini meeting seakan menjadi sebuah media komunikasi bagi pekerja kantor dan atasan untuk membahas ide-ide untuk keberlangsungan hajat hidup perusahaan. Diadakannya meeting kantor jika diteropong memiliki dua sisi.

Sisi positif adanya meeting adalah kehadiran karyawan bisa menghasilkan keputusan-keputusan terbaik untuk kemajuan perusahaan. Tapi efek negatifnya seringkali meeting menyita waktu kerja para pekerja. Ada yang mengeluhkan bosan, capek, lelah dan terkesan garing alias datar-datar saja ketika dilangsungkan meeting kantor. Kesan yang formal dengan suasana yang serius seringkali membuat mereka mudah ngantuk, mudah bosan.

Apalagi dengan durasi rapat yang lama bisa-bisa tugas atau kerjaan mereka malah jadi berantakan karena meeting yang tidak kunjung selesai ini. Bahkan sudah menjadi budayanya kita kalau rapat tuh sukanya lama-lama durasinya. Tidak on point dan straight pembahasannya. Berdasarkan pengalaman saya, terkadang waktu rapat terkesan molor akibat kesibukan di sana-sini dan tidak ontime sesuai jadwal meeting yang sudah dijanjikan sebelumnya. Belum lagi jika ada meeting yang saling beruntun dan banyak kerjaan disana-sini. Tidak ada jeda sekalipun. Benar-benar menguras waktu, tenaga, pikiran dan mental kita pastinya melihat ramainya jadwal meeting yang beruntun di setiap minggunya.

Dilansir dari Harvard Business Review setidaknya ada beberapa efek psikologi yang terjadi dan dirasakan oleh para pekerja ketika menghadiri meeting kantor baik secara online maupun offline. Bagi kalian pastinya sering dan tidak menyadari bahwa kalian tentu mengalami efek-efek yang ditimbulkan ketika kita sedang ikut meeting kantor offline atau online. Kira-kira apa aja sih efek yang ditimbulkan. Yuk mari kita simak!

1. Fear of Missing Out atau FOMO

Photo by Daria Shevtsova from Pexels via https://www.pexels.com

Salah satu alasan paling umum ketika kita menghadiri banyaknya meeting kantor yang bertubi-tubi adalah adanya rasa FOMO atau Fear of Missing Out. Ketika divisi lain pekerjaannya makin OK, tugas-tugasnya terselesaikan dengan baik, targetnya tercapai, bonusnya mentereng. Sedangkan saat kita menghadiri meeting, divisi kita disalah-salahkan karena bertindak tidak sesuai job description, minimnya pencapaian, kurang kompak sehingga dalam meeting tersebut seakan menjadi adu mulut dan saling salah menyalahkan satu sama lain atas kinerjanya.

Mereka merasa tertinggal jauh daripada yang lain, selalu ingin lebih daripada yang lain, biasanya suka dibanding-bandingkan. Padahal setiap orang punya cara masing-masing untuk bisa mencapai target. Kan tujuan akhirnya target toh, ya kan?

Solusi untuk mengatasi Fear of Missing Out ketika menghadiri meeting kantor adalah Pertama minta masukan kepada orang lain sebaiknya harus seperti apa. Jika ini pekerjaan yang sifatnya team, diharapkan lebih erat lagi dalam membangun hubungan rekan kerjanya. Karena kita goalsnya adalah mencapai target otomatis kita butuh masukan seandainya kinerja kita buruk. Hindari untuk saling menyalahkan dan membandingkan dalam forum. Kedua, minimalisir multitasking.

Seringkali orang datang ke meeting tujuannya untuk multitasking bukan fokus kepada bahasan meeting. Multitasking sebenarnya boleh-boleh saja tetapi ingat fokus anda akan buyar karena distraksi yang datang dari segala arah. Batasi penggunaan device yang berlebihan agar tidak mengalihkan pandangan kita dan tetap fokus.

2. Selfish Urgency atau Urgensi atas Ego Pribadi

Photo by Helena Lopes from Pexels via https://www.pexels.com

Seringkali orang-orang jika merasa capek dan lelah mereka berpikiran ah, bolos meeting aja deh. Capek tau dah kerja seharian. Mereka sudah terjebak dalam bias selfish urgency atau egosentris atas kebutuhan dan keinginannya sendiri. Oleh karena itu, pentingnya bertanya kapan kosongnya dan luangnya waktu kepada anggota sangatlah penting.

Misalnya seperti ini teman-teman kalian kosongnya kapan? Setelah office hour apakah bisa untuk kita meeting sebentar. Kurang lebih satu jam? Coba komen di bawah ya. Tidak bisa dipungkiri, jika setelah jam kerja mereka memiliki kesibukannya masing-masing. Entah itu mengurus anak, memasak, bermain dan nongkrong dengan teman-teman.

Dengan demikian urusannya sudah berbeda ketika sudah diluar jam kerja. Pengaturan waktu meeting sangat penting untuk menjaga produktivitas kerja satu sama lain. Pengaturan waktu meeting juga menghindarkan kita dari tabrakan jadwal atau crash dengan jadwal yang lainnya.

3. Meeting Sebagai Bentuk Komitmen

Photo by Kampus Production from Pexels via https://www.pexels.com

Esensi diadakannya sebuah meeting baik divisi atau instansi terkait ialah sebagai sarana komunikasi dan evaluasi atas kinerja tim. Bagi kalian yang berada di posisi pekerjaan yang banyak tekanan baik dari sisi target maupun pencapaian, pastinya rapat ini digunakan sebagai penyampaian laporan terupdate dan jalan tengah suatu masalah.

Mereka ingin tahu berapa target hari ini? Tercapai atau tidaknya target tersebut? Kenapa kok tidak tercapai dan apa penyebabnya? Nah terkadang disinilah pentingnya rapat itu dilaksanakan dengan tujuan agar tahu sudah sejauh mana sih perkembangannya? Makanya meeting selalu diadakan rutinan demi kepentingan bersama dan goals dapat dengan mudah kita capai.

Tidak jarang bahwa terkadang peserta rapat merasa jenuh dan lelah setelah seharian bekerja. Mereka sering kehilangan motivasi saat meeting berlangsung. Tetapi adanya meeting selalu tidak pernah untuk dilewatkan. Solusi mengatasi kehilangan motivasi saat rapat adalah ingatlah bahwa kamu tidak sendirian. Tetapi ada tim yang bisa merangkul kamu. Jika kamu kesusahan mereka bisa diajak berkomunikasi dan menyelesaikannya bersama-sama.

Mereka bisa kita ajak diskusi bagaimana jalan tengah penyelesaian dan solusi atas permasalahan yang sedang dihadapi. Duduk bersama cari solusi sama-sama untuk menghasilkan keputusan bersama. Jika tidak setuju pun tak masalah, utarakan saja dan mari kita coba cari solusi terbaik yang lain.

4. Mere Urgency Effect

Photo by Andrea Piacquadio from Pexels via https://www.pexels.com

Punya jadwal meeting online di sana-sini sebenarnya bukanlah sebuah hal yang patut untuk dibanggakan. Kalau misalnya dari kita sendiri saja masih keteteran soal manajemen waktu. Pernahkah kalian menunda-nunda suatu pekerjaan kantor dan seringkali berkata kelarin dulu deh yang ini, tar kalo dah kelar baru deh dateng rapatnya divisi X.

Bisa dibayangkan ketika kita sudah sibuk dengan banyak jadwal yang tersusun baik yang penting bahkan tidak penting. Mulai dari kerjain proyek client, meeting sana-sini, revisi-revisi, checkout belanjaan shopee karena takut vouchernya sudah hangus di tanggal-tanggal kembar. Sadar kan kalian sedang terjebak di zona Mere Urgency Effect.

Menurut Associate Professor Marketing Johns Hopkins Carey Business School, Meng Zhu mengatakan bahwa orang yang terjebak dalam Mere Urgency Effect ini bertindak karena ada rasa urgensi palsu dan berperilaku seolah-olah mereka ini dikejar-kejar oleh tugas yang mendesak. Prioritas menjadi faktor utama yang memegang peranan karyawan dalam Mere Urgency Effect ini. Mereka lebih mementingkan prioritas jika dibandingkan dengan mana yang harus dikerjakan lebih dahulu. Mere Urgency Effect membuat kamu kesusahan mengelompokkan mana yang bener-bener urgent, mana sih kegiatan yang bisa dikerjakan belakangan. Buruknya manajemen waktu seakan menjadi penghalang mereka agar bisa ontime tiap daily activity-nya termasuk meeting online.

Adapun cara mengatasi Mere Urgency Effect ini adalah dengan kuadran Eisenhower Matrix. Kuadran ini dapat membantu kamu untuk memprioritaskan hal-hal yang kamu lakukan sepanjang hari. Setidaknya matriks ini terbagi dalam 4 kuadran. Kuadran pertama mengindikasikan penting dan mendesak, artinya segera lakukan jangan ditunda-tunda. Kuadran kedua penting tapi tidak mendesak, delegasikan. Kuadran ketiga tidak mendesak tapi penting, artinya putuskan kapan actionnya, mau kapan dilakuin, deadlinenya kapan? Pertimbangkan itu.

Terakhir, kuadran keempat tidak mendesak dan tidak penting, pikir keri alias belakangan aja. Seringkali mereka suka terbolak-balik akan perumpamaan ini. Maka dari itu, pahami situasinya dulu baru putuskan. Karena meeting-nya online maka kamu juga harus sediakan spend waktu atau jeda antara meeting satu dengan yang lainnya. Beri reminder dan set waktu dalam satu minggu rapatnya di hari apa.

5. Meeting Amnesia

Photo by Kampus Production from Pexels via https://www.pexels.com

Saking banyaknya rapat semua geleng-geleng, eh minggu kemarin meetingnya bahas tentang apa ya? Apakah kalian pernah merasakan momen seperti itu? Aku yakin sekali pasti pernah merasakannya. Terlalu banyaknya jadwal meeting membuat mereka para peserta menjadi amnesia mendadak atas pembicaraan rapat yang bertubi-tubi di setiap minggunya.

Maka dari itu, pentingnya deck atau ringkasan pembahasan rapat sangat penting untuk dibagikan dan diketahui peserta meeting. Kenapa? Karena ini meeting-nya online jadi semua harus tahu. Kalian bisa bagikan saat hari H meeting atau sebelum meeting H-1 agar bisa dipelajari oleh peserta meeting.

Selain itu, meeting setidaknya dibuat lebih interaktif antara pemimpin forum dan peserta rapat. Istilahnya suasananya jadi hangat dan tidak ada gap atau ngobrol sendiri diantara yang lainnya. Hal ini juga dilakukan agar mereka fokus dalam pembahasan rapat sehingga tidak ada yang mengalihkan pandangannya ke hal-hal lain.

Peranan notulensi rapat juga sangat penting apalagi meeting yang sifatnya rutinan setiap bulan atau jarak mingguan. Hal ini dimaksudkan agar peserta meeting tahu kedepannya akan membahas apa. Bisa dalam bentuk slide powerpoint atau file pdf.

6. Pluralistic Ignorance

Photo by Christina Morillo from Pexels via https://www.pexels.com

Pernahkah kalian merasa terdorong untuk menyetujui sebuah keputusan dikala meeting online sedang berlangsung. Alasannya karena kamu sendiri dan rekan kerja lainnya bersepakat bahwa rasa-rasanya keputusan yang diambil oleh atasan adalah keputusan yang tepat.

Tetapi sebenarnya karena kamu sudah capek, frustasi dan banyak jadwal meeting online disana-sini, mungkin kamu langsung menyetujuinya dan iya-iya saja tanpa perlu berpikir panjang.

Padahal sebenarnya jika kita pertimbangkan lebih jeli lagi, sebenarnya rekan kerja kita bahkan kalian sendiripun punya beberapa sudut pandang yang berbeda atas keputusan final yang sudah bulat untuk diputuskan. Tapi dipikir-pikir lagi, kalau misalnya kita ingin menyuarakan pendapat kita bakalan jadi panjang dan tidak kunjung selesai rapatnya.

Akhirnya dengan sedikit orang yang respon, sedangkan yang lainnya hanya bisa diam saja saat berlangsungnya rapat tersebut, mau tidak mau harus diputuskan sekarang juga karena batas waktu atau dateline.

Dari sisi psikologi, fenomena ini dikenal dengan istilah pluralistic ignorance atau ketidaktahuan pluralistik. Ketidaktahuan pluralistik diibaratkan sebagai sebuah bias kognitif yang mengalihkan perhatian peserta rapat kantor untuk menyetujui keputusan yang diambil. Bias ini tersiratkan karena seolah-olah mereka hanya mendengarkan saja sampai habis, menghabiskan waktu duduk berjam-jam rapat didepan laptop, disambi dengan kegiatan lainnya karena dilaksanakan online dan dari semua peserta hanya segelintir orang yang merespon dan aktif.

Bias ini mengakibatkan rekan kerja membuat keputusan yang secara kasat mata tidak ada yang benar-benar percaya. Tetapi karena sudah lelah, frustasi, ingin rehat maka mereka mengikuti suara terbanyak dan langsung menyetujuinya.

Untuk mengatasi bias ketidaktahuan pluralistik dalam kasus meeting kantor ini, ada setidaknya empat tips yang bisa digunakan. Pertama, sebagai pemimpin forum hendaknya lebih aktif dan dekat dengan peserta rapat. Pemimpin forum setidaknya bisa lebih luwes untuk melihat kondisi dan situasi rapat. Ketika semuanya sedang off camera dan off microphone, pemimpin forum bisa mempersilakan peserta forum untuk mengutarakan pendapatnya melalui kolom chat atau Q&A jika ada pertanyaan. Kedua, pemimpin forum juga bisa mengatur waktu dan durasi jalannya rapat (misalnya meeting dilakukan saat after office hour melalui forum zoom meeting dsb, estimasi durasi 1,5 jam) dan sistematika pembahasannya agar tidak terlalu rapat dan padat sehingga orang tidak jenuh.

Ketiga, pemimpin forum juga bisa melemparkan feedback atau umpan balik kepada peserta. Berdasarkan pengalaman juga, ketika satu keputusan sudah mau ketok palu jangan mengajukan pertanyaan gimana teman-teman so far dengan keputusannya? tetapi tanyakan sebaliknya apakah ada yang tidak setuju dengan keputusan ini? Silahkan utarakan pendapat kalian. Saya membuka kesempatan kalian untuk berbicara atau ketikkan di kolom chat. Hal ini agar peserta forum serasa diperhatikan dan pasti akan berpikir-pikir ulang dengan keputusannya. Peserta forum juga dapat dirasakan hawa keberadaannya dan dilibatkan dalam setiap keputusannya.

Dengan demikian mereka sudah tidak ada muncul keheranan lagi di meeting selanjutnya. Terakhir, buatlah notulensi hasil rapat agar dapat dibaca dan diketahui seluruh anggota rapat dalam satu file terpisah.

Semoga bermanfaat!