Kumpulan Rumus Jitu Menyiapkan Pernikahan, Bakal Beres Sampai Hari-H

Bagi mayoritas orang, mempersiapkan pernikahan memang bukan hal yang sepele. Pesta pernikahan akan melibatkan banyak sekali orang, nggak cuma keluarga dua calon mempelai, tapi juga teman, tetangga, kolega dari orangtua, dan masih banyak lagi. Belum lagi urusan vendor yang bisa menyita waktu, pikiran, dan tenaga lebih dari yang dipikirkan. Kadang meski sudah memutuskan pakai jasa Wedding Organizer (WO), masalah atau kendala di tengah jalan tetap aja muncul.

Nah, hal yang kerap jadi problematika bagi calon pengantin saat mempersiapkan sebuah pernikahan adalah menghitung sesuatu yang membutuhkan angka, seperti jumlah tamu undangan, katering, suvenir, atau mungkin berapa undangan yang harus dicetak. Hal-hal ini tentu nggak bisa asal ditentukan, butuh rumus jitu biar nanti jumlahnya nggak kurang tapi juga nggak kelebihan terlalu banyak. Jadi apa aja sih rumus penting yang perlu diterapkan para calon mempelai demi pernikahan yang nggak over-budget?

1. Hal pertama yang perlu perhitungan tepat adalah jumlah katering. Ini karena katering menempati 30-40 persen dari keseluruhan anggaran pernikahan

Menentukan katering

Bagi banyak orang, menentukan jumlah katering nikahan nggak semudah membalikkan telapak tangan. Di satu sisi mereka nggak ingin tamu kekurangan makanan, tapi di sisi lain mereka juga enggan kalau harus menyisakan makanan terlalu banyak. Apalagi alokasi anggaran terbanyak itu ada pada katering. Makanya, butuh rumus khusus untuk menentukan jumlah katering ini biar kalau kelebihan juga nggak banyak-banyak amat. Lalu gimana ya caranya?

1. Anggaplah ada 500 undangan. Untuk memesan katering, kalikan 2, karena asumsinya 1 undangan akan dihadiri 2 orang, jadi hasilnya 1.000 orang.
2. Perhitungkan faktor ketidakhadiran dengan mengurangi 10% dari jumlah tamu undangan. Misal 1.000 orang, dikurangi 10% jadi 900 orang. Itulah porsi ideal katering yang perlu kamu pesan.
3. Pertimbangkan juga pembagian menu buffet dan stall/gubukan. Pernikahan modern hampir selalu menghendaki menu yang bervariatif. Untuk presentasenya, gunakan rumus 60:40, 60% untuk buffet, 40% untuk gubukan. Kalau jumlahnya tadi 900 pax, maka menu buffet yang mesti dipesan adalah 60% x 900 = 540 pax. Sedangkan gubukannya 40% x 900 = 360 pax.
4. Biasanya 1 orang nggak cukup mampir di 1 gubukan. Asumsikan 1 orang akan mengambil menu di 3 stall (dengan bayangan akan ada 5 stall), maka kamu perlu menghitung 360 x 3 = 1.080 porsi. Lalu tinggal dibagi ke jumlah stall yang diinginkan. Misalnya 5 gubukan berarti 1.080 : 5 = 216 porsi/gubuk.

2. Pernikahan nggak mungkin terwujud tanpa adanya tamu. Tapi menghitung jumlah tamu secara tepat juga butuh kejelian lo apalagi dengan budget pernikahan terbatas

Menentukan jumlah tamu

Menentukan jumlah tamu jadi faktor lain yang nggak kalah penting. Apalagi kalau budget pernikahan terbatas, nggak mungkin ‘kan semua kenalan bakal diundang? Nah, ternyata ada rumus yang bisa dipakai nih.

1. Buat daftar semua nama tamu undangan dan kelompokkan berdasarkan kategori; keluarga, teman, rekan kerja, kelompok sosial lainnya, dan sebagainya.
2. Buat kategori berdasarkan prioritas dan beri inisial untuk memudahkan; Diundang (D), Kemungkinan Diundang (KD), dan Kemungkinan Tidak Diundang (KTD).
3. Bagaimana mengelompokkan tamu-tamu ke dalam 3 kategori itu? Kamu bisa bikin kategori lagi, misal:

• Orang yang kamu kenal dan selalu intens berkomunikasi. Masukkan nama mereka di kategori (D)
• Orang yang kamu kenal tapi sudah setahun lebih nggak berkomunikasi. Masukkan di kategori (KD)
• Orang yang nggak kamu kenal (teman ortu, atau keluarga). Masukkan di kategori (KTD)

Untuk benar-benar menentukan siapa saja daftar tamu yang diundang, pertimbangkan lagi faktor lain seperti budget dan kapasitas gedung.

3. Rumus lain yang nggak kalah penting adalah menentukan jumlah suvenir. Kamu pasti pengen ‘kan semua tamu kebagian suvenir nikahan?

Menentukan jumlah suvenir

Menentukan jumlah suvenir bisa jadi PR yang nggak kalah rumit. Ini karena kebanyakan orang ingin semua tamunya bisa kebagian suvenir. Padahal kalau udah hari-H, kadang 1 orang bisa minta lebih dari 1 suvenir. Yang jelas, jangan memesan suvenir dengan jumlah yang pas sama jumlah undangan. Kamu harus melebihinya. Tapi gimana menentukan kelebihannya agar nggak terlalu banyak dan malah jadi mubazir?

1. Kalau kamu menerapkan sistem kartu penukaran suvenir, pesanlah suvenir 10% lebih banyak dari jumlah undangan. Misal kalau undangannya ada 500 kayak tadi, suvenir yang perlu dipesan kurang lebih 550 buah.
2. Tapi kalau kamu nggak membagikan kartu penukaran suvenir, pesanlah 20% lebih banyak, jadi 600 buah. Ini dilakukan untuk mengantisipasi mereka yang minta suvenir sesuai jumlah orang yang datang alias lebih dari 1.

4. Meski eranya sudah era digital, tapi mencetak undangan juga masih perlu dilakukan. Menentukan berapa lembar undangan yang akan dicetak juga butuh trik khusus lo

Menentukan jumlah undangan cetak

PR lain yang perlu dipikirkan adalah menentukan undangan cetak. Apalagi saat ini sudah banyak orang yang lebih pilih undangan digital. Sebetulnya kalau kamu sudah mempunyai daftar tamu undangan (termasuk keluarga, teman, rekan kerja, teman ortu, dll), kamu udah bisa kok memplot siapa aja yang perlu undangan cetak, dan siapa yang cukup dengan undangan digital. Undangan cetak biasanya lebih diperuntukkan bagi orang-orang tua (termasuk kolega ortu), dan undangan digital buat yang lebih muda. Tapi pertimbangkan juga domisili orang yang akan kamu undang. Kalau kira-kira terlalu jauh untuk dikirim undangan cetak, lebih baik diberi versi digital aja.

5. Seragam seringkali jadi barang wajib di setiap pernikahan. Menentukan berapa jumlah kain yang mesti dibagi ini juga butuh usaha lebih lho

Menentukan jumlah seragam

Seragam jadi komponen penting di setiap pernikahan modern. Baik keluarga ataupun teman biasanya akan meminta diberi seragam agar terlihat kompak saat difoto. Padahal mungkin mereka juga belum bisa memastikan dapat hadir atau nggak. Pertama, kamu perlu pastikan dulu satu per satu apakah mereka bisa datang. Kalau memang dari awal lebih banyak nggak yakinnya, lebih baik eliminasi dia dari daftar orang yang akan menerima seragam. Sebaliknya, kalau dia bilang bisa atau kemungkinan besar bisa, masukkan dia ke daftar. Sesuaikan juga dengan budgetmu. Jika memang terbatas, nggak perlu semua orang harus dapat kain kok~

Itulah sederet rumus penting dalam mempersiapkan pernikahan. Gimana? Kalau persiapanmu udah sampai mana nih?